Inkopen van arbodienstverlening

Ongeacht of u kiest voor de maatwerkregeling of vangnetregeling; u koopt natuurlijk alleen die diensten in die u nodig heeft. Dat zijn in ieder geval diensten waarmee u uw wettelijke taken afdekt, aangevuld met diensten die u nodig heeft om uw ambities (denk ook aan het plan van aanpak bij uw RI&E) te realiseren.

Voordat u met het inkooptraject begint, is het raadzaam om eerst de volgende zaken te regelen.

• Zorg dat u het lopende contract met een arbodienstverlener tijdig opzegt.
• Stel een werkgroep samen die verantwoordelijk is voor het inkooptraject. Denk bij de samenstelling ervan bijvoorbeeld aan de arbocoördinator, P&O adviseur, een lid van de medezeggenschapsraad, een juridisch adviseur en een leidinggevende of directeur. Schakel eventueel een extern adviseur in voor inhoudelijke en procedurele expertise.
• Leg vanaf het begin een Inkoopdossier aan (door werkgroep). Hierin neemt u alle informatie op over tijdspad, taken werkgroep, rolverdeling, beleid, afspraken, beslismomenten, programma van eisen, selectie van aanbieders, motivatie voor afwijzing bij niet gunnen, motivatie van de gunning enzovoorts.

Start vervolgens met het in kaart brengen van uw eigen situatie.

Stap 1
Breng de belangrijke onderwerpen, vraagstukken en ambities in het arbo-, verzuim- en re-integratiebeleid van de school in kaart. Lees verder >>

Stap 2
Breng de behoeften ten aanzien van ondersteuning door een arbodienstverlener in kaart. Houd hierbij rekening of de school kiest voor maatwerk of de vangnetregeling. Naast de inhoud is ook de visie van waaruit de dienstverlening vormgegeven wordt van belang. Lees verder >>

Stap 3
Neem de uitkomsten en resultaten uit de stappen 1 en 2 op in een rapportage. Leg deze rapportage ter toetsing voor aan de voltallige werkgroep en aan verschillende betrokkenen, inclusief de verantwoordelijke voor het arbo-, verzuim- en re-integratiebeleid. De getoetste inhoud van de rapportage neemt u in het Inkoopdossier op. Daarmee stelt u uiteindelijk uw programma van eisen ten aanzien van de gewenste arbodienstverlening op.
Het programma van eisen vertaalt u in een offertevraag. Vervolgens verkent u de markt van arbodienstverleners en maakt u een voorselectie. Voor meer informatie over het inkooptraject zie de vervolgmodule arbodienstverlening. U kunt dit downloaden via ‘Downloads” rechtsboven op deze pagina.

LET OP! bedraagt de inkoop van diensten meer dan € 206.000,- (exclusief BTW)? Dan geldt voor u het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (BAO). Zie Handboek efficiënt inkopen.